Come trovare le priorità della tua azienda: Metodo Prioteck.

Pianifica al meglio lo sviluppo dell’azienda e definisci il tuo piano d’azione ‘a massimo impatto’.

In questo articolo ti darò modo di capire quali attività, strumenti e strategie ti avvicinano al tuo obiettivo e quali ti defocalizzano, allontanandoti o rallentando il tuo successo come libero professionista o imprenditore.

Ti confesso che di solito trovare idee che potenzialmente possano aumentare i profitti della tua azienda, è la parte più facile.

Ci basterebbe una mezz’oretta di brainstorming a tu per tu per trovare decine (se non centinaia) di attività, strumenti e strategie vantaggiose applicabili al tuo caso. Il problema è che questo elenco non ha nessun senso da solo per colpa di un solo, piccolo, disguido: tu non hai budget infinito.

Hai tanto tempo? Probabilmente no.

Hai tanti soldi? Probabilmente no.

Hai abbastanza tempo e soldi per fare quello che dovresti fare? Molto probabilmente no

E allora come fai a non muoverti per priorità?

Devi sapere quali sono le azioni più prioritarie tra tutte le azioni possibili che puoi mettere a terra.

Una cosa bella del marketing è che si possono fare veramente un sacco di belle cose. Cose che accendono l’entusiasmo dell’imprenditore come una bella ragazza in minigonna accende gli ormoni di un ventenne arrapato.

Io non sono stato vaccinato da questo virus, e ne sono tutt’ora costantemente sotto attacco.  Richiede sforzo e concentrazione non farsi incantare da questo virus … non è affatto facile!

Proviamo a fare un piccolo esercizio per verificare se anche tu ne sei stato colpito, ti va?

Quando hai acquistato la tua ultima macchina, hai fatto un’approfondita analisi delle priorità per assicurarti che quello fosse il modo migliore di investire tempo e soldi o te ne sei ‘innamorato’ e sei partito in quarta?

Quando ti sei messo a scrivere il tuo libro o a progettare il tuo funnel, hai fatto un’approfondita analisi delle priorità per assicurarti che quello fosse il modo migliore di investire tempo e soldi o te ne sei ‘innamorato’ e sei partito in quarta?

Quando hai voluto rifare l’arredamento del tuo ufficio o ingrandire il magazzino, hai fatto un’approfondita analisi delle priorità per assicurarti che quello fosse il modo migliore di investire tempo e soldi o te ne sei ‘innamorato’ e sei partito in quarta?

Il virus dell’entusiasmo ci trasforma in bambinoni davanti ad un regalo ben impacchettato … è arduo resistere.

E sai chi scatena questi virus?

Chiunque venda qualcosa che abbia a che fare con lo sviluppo della tua azienda: formazione, consulenza, software, hardware … tutte queste persone sanno come accendere il tuo entusiasmo, e tu devi stare attento perché è un attimo dedicare 6 mesi a scrivere un libro o progettare un funnel e poi rendersi conto che non era una tua priorità.

Come imprenditore, ho da sempre due metri di osservazione:

1. Guardo al lungo periodo (3/5 anni) quando devo pensare alla strategia;
2. Guardo sul brevissimo periodo (3/4 mesi) quando devo pensare al piano d’azione.

La domanda che mi rimbalza quotidianamente nella testa NON è:

‘Cosa posso fare per aumentare i miei guadagni e ottimizzare il mio tempo?’,

Ma piuttosto:

Da qui ho ideato Prioteck™: il metodo per definire in modo sicuro e sistematico le priorità.

Le 7 fasi di Prioteck™: i passi per identificare le tue priorità.

Se preferisci, guarda il video qui sotto (è un’estratto di una riunione che ho fatto con alcuni clienti per definire le loro priorità).

Un’azienda consapevole dovrebbe avere 3 diversi tipi di obiettivi:

1. Quelli a lunghissimo termine
2. Quelli materiali a lungo termine
3. Quelli a brevetermine

Per esperienza personale, gli obiettivi a lungo termine ci aiutano a livello ‘motivazionale’, ma sono poco utili ad indicarci su cosa dobbiamo investire.

Prendiamo la metafora della montagna: sapere che vuoi raggiungere la vetta è un obiettivo importante ma poi, quello che conta nella pratica, è sapere quali sono i prossimi passi che dovrai affrontare.

Sono gli obiettivi a breve termine quelli più importanti per definire il piano d’azione e le priorità, e infatti è su questi che ci concentreremo.

Specifico che per ‘breve termine’ intendo ‘3-6 mesi’, non di più. Per come la vedo io è inutile o poco funzionale pianificare con scadenze più ampie dato che le priorità cambiano e gli eventi evolvono.

Insomma la filosofia è: diamo un’occhiata alla meta due o tre volte l’anno, e navighiamo a vista per il resto dei giorni.

Questa fase consiste nel fare l’elenco completo delle tue priorità.

Per farlo ci basiamo su questa regola NON è possibile trovare le tue priorita’, se non hai sotto gli occhi tutte le possibili alternative.
L’ideale è dividere le priorità in 3 categorie:

1. Le Bleeding (emoraggie) – sono le priorità più grandi, collegate a problemi urgenti da risolvere.
2. Le SmartHope (Opportunità Smart) – sono le azioni migliorative più semplici ed economiche che, appunto per questo, hanno un carattere di priorità rispetto alle altre.
3. Le Involver (Ottimizzazioni) – sono le azioni di miglioramento, ottimizzazione e creazione delle varie parti del sistema aziendale.

Ci sono due categorie di priorità: quelle assolute (i problemi e le attività importanti a livello ‘generale’) e quelle relative (i problemi e le attività di cui devo occuparmi, considerato il contesto). E per contesto intendo principalmente tre cose:

1. Le altre priorità
2. Il tempo che hai a disposizione
3. Il budget che hai a disposizione

Una piccola precisazione sul tempo.

Quando parlo di ‘tempo che hai a disposizione’ non intendo il tuo tempo libero in generale, ma la quantità di ore a settimana che dedichi alle attività imprenditoriali.

La maggior parte degli imprenditori dedica dal 70 al 99 % del suo tempo ad attività operative (il che lo fa somigliare più ad un dipendente della sua azienda che ad un imprenditore). Le attività imprenditoriali sono spesso trascurate e lasciate ai ritagli di tempo, e questo come puoi già immaginare non va bene.

Puoi fare l’imprenditore anche solo 4 ore a settimana, ma almeno questo tempo lo devi trovare, altrimenti è come se la tua nave viaggiasse senza un capitano.

Chiarito questo, dicevamo che dal tuo elenco di priorità generali, potrebbero essere saltate fuori tante azioni ‘importanti’ e anche ‘urgenti’ … ma cosa fai se non hai i soldi, o il tempo, per poterle attuare tutte nel prossimo ciclo?

Devi fare una scelta. Ecco, siamo arrivati al punto cruciale: definire le priorità significa prima di tutto fare scelte, e spesso fare scelte difficili.

Le priorità relative sono le priorità REALI, perché sono quelle che hai scelto tra tutte le tue priorità. Parlo di priorità ‘relative’ perché ad un certo punto devi contestualizzare il tuo Piano d’Azione, e cioè:

1. Considerare tutte le possibili azioni (Alternative)
2. Considerare quello che hai effettivamente a disposizione (Tempo e denaro)

Se scopri di poter far tutto, non c’è problema, ma se sei anche tu del clan degli imprenditori con tempo e soldi limitati … beh, allora devi passare al concetto di Priorità Relative.

 “Le uniche priorità che contano quando si parla di PIANO D’AZIONE,
sono quelle RELATIVE”.

La regola in definitiva è questa: prima stabilisci le priorità assolute (quindi metti in ordine di importanza le tue priorità), poi fai un inventario delle tue risorse attuali (tempo e denaro) per avere un’indicazione delle priorità relative: le priorità che riesci a gestire con le tue risorse.

Quando ti ritrovi un elenco di 10 o 20 priorità che ritieni importanti, devi sapere QUANTE ne puoi prendere in mano nel prossimo ciclo di sviluppo di 3/6 mesi, e quali dovranno aspettare.

Per fare un bilancio delle tue risorse disponibili nel prossimo ciclo di sviluppo, usa questa tabella:

Valuta:

Quanto tempo hai disponibile? A me piace esprimere la quantità di mio tempo disponibile in ‘Sprint Session di 4 ore’, il che significa alle mezze giornate libere che posso dedicare nei prossimi mesi a fare l’imprenditore (ergo, a gestire le priorità del sistema aziendale).

Quanto tempo di altre persone puoi sfruttare? Hai dipendenti scarichi da lavoro da poter impiegare, oppure soci e altri stakeholders competenti disposti ad aiutarti?

Quanti soldi hai da dedicare a queste attività (sviluppo, marketing, vendita, etc.)?

Io personalmente non divido mai i budget (marketing, vendita, adv, formazione, etc.), perché tutto è connesso ad un unico obiettivo: la crescita o lo sviluppo dell’azienda. Il budget per me è unico.

Serve creare ricircolo di risorse in questo ciclo di sviluppo? Per dirla in altre parole: in questo ciclo di sviluppo hai la necessità di fare soldi e guadagnare tempo? E’ importante saperlo prima, altrimenti rischi di bloccare il processo di crescita dei prossimi cicli.

Avrai notato che nella tabella ci sono due colonne: quantità minime e quantità massime. Lo uso perché spesso mi è difficile scrivere una cifra precisa quando definisco i budget, e mi è più facile pensare in termini di ‘da … a …’, quindi una cifra minima che posso spendere senza problemi ad una cifra massima di investimento.

A questo punto, e solo a questo punto, costruiamo il vero e proprio Piano d’Azione, identificando le Azioni di Massimo Impatto (le ho chiamate così perché dev’essere chiaro che queste azioni devono essere pura dinamite: durare poco ma essere talmente intense da avere un altissimo impatto).

Quando parliamo di Azioni di Massimo Impatto, stiamo sempre e solo parlando di attività ‘IMPRENDITORIALI’ e, volendo entrare ancora più nello specifico, ci riferiamo a questi potenziali tipi di azioni:

• Sprint Session di Produzione (Produci asset di contenuti o asset procedurali).
• Sprint Sessione di Consulenza (Lavori con un consulente per definire un nuovo progetto o migliorarne uno già avviato).
• Sprint Sessione di Controllo e Delega (Supervisione e delega dei progetti di sviluppo aziendale).
• Sprint Session di Sviluppo Competenze (Acquisisci competenze attraverso materiale formativo o un formatore/consulente/mentore).
• Sprint Session di Pianificazione (Pianifichi le attività e le priorità del prossimo periodo).

Tutte sono sotto forma di Sprint Session non per caso:

Le Sprint Session sono puro concentrato di attività impattanti, massimi risultati, massimo sforzo, per un tempo limitato.
Una volta che hai scritto nero su bianco queste azioni, provi una bella sensazione … la sensazione di aver fatto centro, di aver finalmente capito come ottimizzare le tue risorse e di essere sulla strada giusta per il successo.

Vero è che potresti avere qualche dubbio riguardo alle azioni che hai scritto, e d’altronde non dimentichiamo che sapere COSA fare non è sufficiente a farti ottenere un risultato positivo, devi anche sapere COME farle, e per questo hai bisogno delle informazioni tattiche.

Il concetto è semplice: puoi anche aver capito che devi aggiustare un tubo (come dico sempre: ‘non serve essere un idraulico per capire che il tuo è rotto’), ma hai bisogno di un esperto per capire COME aggiustarlo.

Le informazioni tattiche ti dicono come attuare ogni singola azione.

‘COME‘ è la parola chiave delle informazioni tattiche: come scrivo l’articolo? come faccio il video? come creo la procedura?
Le informazioni tattiche ti vengono date da un consulente esperto, e ti servono per eseguire le Azioni di Massimo Impatto in modo efficace.

Senza informazioni tattiche il rischio è di fare le cose giuste, nel modo sbagliato. E saremmo punto a capo: operazione riuscita, paziente morto.

Una fase importante di Prioteck™ consiste nel fare un check di verifica, molto semplice ma altrettanto utile.
L’obiettivo di questo check è farti delle domande per accertarti che le A.M.I. che hai trovato siano effettivamente le tue priorità, ovvero: IL MODO MIGLIORE CHE AVRESTI POTUTO TROVARE PER INVESTIRE IL TUO TEMPO E IL TUO DENARO NEI PROSSIMI MESI.

Ecco le domande che mi pongo alla fine di Prioteck™ Work (alcune ti sembreranno un po’ strane ma fidati, sono quelle che nel tempo ho visto funzionare meglio):

• Queste azioni ti avvicinano ai tuoi obiettivi a lungo termine? Sono coerenti con il tuo business model?
• Queste azioni rispettano le scale di priorità e le regole generali delle priorità?
• Queste azioni sono effettivamente le attività più prioritarie tra tutte quelle individuate?
• Se non avessi il tempo e il denaro sufficiente per fare queste priorità, ti impegneresti a procurartele?

NB: Sempre meglio che questo check NON venga fatta ad una testa sola, vedi la Regola #7 di Prioteck™ più avanti.

Le 8 regole del metodo Prioteck™.

Ci sono regole ben precise da seguire per definire nel modo corretto le priorità.

Esistono regole GENERALI adatte a tutti (come quelle che hai letto negli esempi del capitolo precedente) e regole SPECIFICHE per il tuo caso. Noi dobbiamo saperle entrambe se vogliamo evitare errori, che come hai visto non è affatto difficile commettere.

Iniziamo con qualche semplice regola basata sul buon senso:

Prima di creare qualcosa di nuovo, migliora quello che già esiste e che stai già facendo: 9 volte su 10 costa di meno, è più facile da applicare e produce risultati con più velocità.

A parità di livello di priorità, è più prioritario il progetto più facile, meno costoso e più redditizio.

Le priorità finalizzate a risolvere problemi gravi e ricorsivi vengono prima delle priorità finalizzate a cogliere opportunità (per la serie: prima di far correre più veloce la nave, tappiamo i buchi dove entra l’acqua).

Prima di addentrarci nelle regole di Prioteck™, voglio ripassare un’ultima volta i motivi per cui è complesso definire le priorità di un’azienda in un certo momento:

Ci sono centinaia di alternative possibili.

La tua azienda (come qualsiasi altra) è un sistema complesso, con risorse diverse, uno storico diverso e delle dinamiche da rispettare e di cui tenere conto.

Le variabili che definiscono una priorità sono tantissime (costi, fattibilità, velocità, facilità, profitto, propedeuticità, etc.) e tutte queste variabili possono avere un peso diverso da azienda ad azienda a seconda del loro percorso e delle loro necessità del momento.

Alcune aziende hanno più necessità di soldi, altre di clienti, altre ancora di sistemi.

La morale finale è che per riuscire a trovare le priorità diminuendo al MINIMO il margine di errore, devi tener conto di tantissimi parametri che hanno una valenza diversa da caso a caso. Insomma, un bel rompicapo, che per tua fortuna il metodo Prioteck™ ha risolto.

Ti faccio un breve riepilogo delle 8 Regole di Prioteck™, così da poterle memorizzare meglio:

Questa regola si basa sul principio che non è possibile fare una scelta corretta se non hai sottomano tutte le possibili alternative. Se vuoi decidere dove andare in vacanza e le uniche alternative che conosci sono Igea Marina e Jesolo, come puoi prendere la decisione migliore in assoluto?
https://gph.is/g/E31Mq7l

La stessa cosa nella tua azienda: non è possibile prendere la scelta migliore se non hai il quadro completo di TUTTE le Aree e le relative attività.

Senza il quadro d’insieme sceglieresti non l’alternativa migliore ma la migliore tra quelle che conosci. Questo è il problema del 99 % degli imprenditori la fuori: non possono fare scelte corrette perché non sanno quali sono tutte le alternative a loro disposizione! Ma conoscere tutte le alternative non basta: devi anche saperle metterle a confronto, usando quelli che chiamo ‘parametri di influenza’.

I parametri di influenza sono i criteri che ti aiutano a pesare ogni alternativa per poter determinare quali sono le priorità. Nell’esempio della vacanza, i parametri di influenza possono essere:

• Distanza
• Possibilità di svago/Divertimento in loco
• Contatto con la natura
• Possibilità di relax
• Costo delle strutture
• Quanto piace al tuo partner
• Quanto piace a te

Per fare la scelta migliore, prendi una tabella e metti sulla prima colonna tutte le alternative e sulle altre colonne i parametri di influenza (se hanno un ‘peso’ di influenza diverso per te, allora devi prendere in considerazione anche quello). Per ogni alternativa stabilisci un punteggio in funzione dei vari parametri di influenza e alla fine, quella con il punteggio più alto è la scelta migliore.

È anche una parte della Filosofia 1.0, ricordi? Prima di muoversi bisogna avere la visione d’insieme! Senza visione d’insieme non puoi avere controllo sulle tue scelte o sperare di fare quelle corrette. Per quanto riguarda l’azienda, sono 2 i parametri di influenza per definire le priorità di un PROBLEMA:

Le Implicazioni positive (cosa succede di positivo se si risolve quel problema?)

Le Implicazioni negative (cosa succede di negativo se NON si risolve quel problema?)

Una volta stabilito qual è il problema prioritario da risolvere o le opportunità prioritarie da cogliere, abbiamo ottenuto il primo obiettivo: definire i BISOGNI PRIORITARI. Il secondo obiettivo è definire il Piano d’Azione, cioè le attività che sceglierai come soluzione ai bisogni prioritari suddetti.

Infatti, ci potrebbero essere più azioni tra cui scegliere connesse alla risoluzione dello stesso problema o allo sfruttamento della stessa opportunità. Mettiamo che il problema sia: perdere tanti clienti. Le possibili azioni per risolvere questo problema sono diverse:

• potresti creare un elenco di mail ai clienti persi,
• potresti farli contattare da un call center esterno o dai tuoi venditori,
• potresti migliorare la customer care per risolvere il problema alla radice,
• potresti cambiare le schede prodotto, diminuendo le promesse di vendita.

Come si sceglie la migliore azione (cioè l’Azione di Massimo Impatto) tra tutte le possibilità? Sempre con i parametri di influenza naturalmente. I parametri di influenza che uso per definire l’attività migliore tra le alternative a disposizione sono 3:

1 ] Tempistiche (cioè quanto tempo ci vuole per ottenere il risultato)
2 ] Costo (cioè qual è il costo totale di fare quell’attività)
3 ] Tuo Tempo (cioè quanto tempo ‘imprenditoriale’ richiede fare quell’attività)

Di seguito ti riporto due tabelle che ho da sempre trovato molto utili, e che uso ogni volta che devo chiarirmi le idee su quale problema/opportunità sia più prioritario (la prima tabella) e quale attività la migliore (la seconda tabella).

TABELLA VALUTAZIONE PROBLEMI/OPPORTUNITA’:


TABELLA VALUTAZIONE ATTIVITA’:


Ricapitolando:

Servono tutte le alternative per poter individuare i veri bisogni prioritari, per questo devi avere la visione d’insieme chiara del sistema aziendale prima di fare una corretta e completa valutazione delle tue priorita’.

Le implicazioni stabiliscono l’ordine prioritario dei tuoi problemi.

Le attività eliminano i bisogni dalla lista priorità e i parametri di influenza stabiliscono quali sono le migliori (le Attività di Massimo Impatto).

Il problema della regola #1 è che le alternative sono davvero troppe da formulare se le metti tutte sullo stesso piano.

Così ho dovuto cercare una soluzione per semplificare il processo e devo ringraziare i miei studi di Ingegneria se l’ho trovata. Ho preso in prestito la ‘teoria dei livelli logici’ dai miei studi a Ingegneria.

Per capire di cosa sto parlando immagina di disegnare una serie di cerchi concentrici uno all’altro. Il cerchio più piccolo è contenuto in quello più grande, che a sua volta è contenuto in quello più grande ancora, diciamo come una Matrioska, ci sei?

Ora, immagina che ogni insieme contenga ‘OPZIONI’ tra cui scegliere e:

• Più è grande l’insieme e più grande sarà il numero di opzioni
• L’insieme più piccolo contiene le categorie dell’insieme più grande.

L’obiettivo è riuscire ad individuare le M.I.A, ma capisci quante sono le alternative possibili?

Non solo per quanto riguarda le azioni da fare, ma anche sulle infinite opzioni riguardo a come farle.

Per semplificare questo processo mi sono chiesto se era possibile suddividere tutte queste alternative in categorie, e queste categorie in Aree, e questi Aree in blocchi.

Dalle mie valutazioni, ho identificato 5 Blocchi, a loro volta suddivisi in 20 Aree diverse, che ho chiamato: le aree del Sistema Aziendale.

Ecco quindi il processo più semplice che uso per individuare le priorità:

1. Identifico il Blocco più prioritario.
2. Identifico le Aree prioritarie all’interno del Blocco prioritario.
3. Identifico le azioni prioritarie, all’interno delle Aree prioritarie del Blocco prioritario.

Ti sarà tutto più chiaro se ti mostro un disegno.

Pensa all’insieme più piccolo diviso in raggi. Dovresti trovarti con un cerchio diviso in 5 aree uguali, ci sei?

Perfetto, ora tieni solo gli spicchi dei Blocchi prioritari e non considerare più gli altri. Nel cerchio successivo (quello delle Aree), non dovrai analizzare tutte e 20 le Aree, ma solo quelle che rientrano nei Blocchi prioritari.

In questo modo risparmierai molto tempo e definirai con molta più precisione le priorità, dato il presupposto che le azioni più prioritarie devono appartenere per forza di cose alle categorie più prioritarie. Il disegno dovrebbe chiarirti le idee. Come vedi in questo caso, i Blocchi Prioritari sono il 2 e il 3. Le Aree prioritarie sono la 2.1 e la 3.2 e quindi le categorie di priorità si rilevano solo in queste Aree.

‘Buona la Prima!’ Hai presente questa famosa massima usata a teatro?

Ecco, nel nostro caso non funziona quasi mai. Quando nei Prioteck™ Work chiedo agli imprenditori che partecipano di dirmi a bruciapelo quali sono le loro priorità, ricevo un sacco di risposte diverse. Il problema è che queste risposte non sono solo diverse nel ‘contenuto’, ma anche nella ‘forma’.

Per farti un esempio, un imprenditore che ha problemi organizzativi nella sua azienda, potrebbe dirmi:

• Non ho abbastanza tempo da dedicare alle mie attività imprenditoriali => Sintomo del problema
• Mi mancano le procedure per delegare => Causa reale del problema
• I dipendenti non mi ascoltano => Causa percettiva del problema o Implicazione del problema
• Devo diminuire lo stress => Possibile Soluzione non specifica
• Dobbiamo migliorare i dipendenti => Possibile Soluzione non specifica
• Creiamo un modello procedurale => Possibile Soluzione specifica
• Voglio che i miei dipendenti rendano di più => Obiettivo/Desiderio

Si vede a colpo d’occhio che queste frasi girano attorno allo stesso problema, ma lo definiscono da punti di vista completamente diversi. Solo 3 di queste forme sono utili a noi imprenditori, ed esattamente in questa sequenza:

Sintomo del problema e Implicazione del problema (per definire i Bisogni Prioritari).

Causa principale del problema (per inquadrare le vere priorità).

La soluzione specifica (per definire le Azioni di Massimo Impatto, che poi sono quelle che ci servono).

Io uso un piccolo ‘test’ per capire se quella che ho messo sul piatto è una priorità definita nella giusta forma e, nel caso non lo sia, per renderla una priorità ‘ben definita’. L’ho chiamato ‘BOSS TEST’ (BOSS sta per Bisogno – Origine – Soluzione Specifica). Ti spiego subito come funziona.

Il concetto di fondo è questo: per definire una priorità nel modo corretto devi sapere distinguere il Bisogno, l’Origine di quel bisogno (che potremmo chiamare anche ‘causa’) e la Soluzione Specifica di quel bisogno.
Per farlo, ogni volta che metti sul piatto una priorità, indipendentemente da come l’hai definita, basta che ti fai queste 3 domande in sequenza:

1 ] Qual è il BISOGNO che soddisfa questa priorità?
2 ] Qual è l’ORIGINE di questo bisogno?
3 ] Qual è la SOLUZIONE SPECIFICA all’origine di questo bisogno?

Se impari questo semplice test, avrai la chiave per definire sempre le tue priorità nel modo corretto. Se non lo fai, puoi anche avere la fortuna di indovinare l’area delle tue priorità, ma potresti non c’entrare la vera causa principale o la soluzione specifica che soddisfa pienamente il tuo bisogno. L’ennesima operazione riuscita con il paziente morto.

Voglio darti una piccola dimostrazione pratica del BOSS TEST. Ti riporto un colloquio immaginario tra me ed un imprenditore (che chiamerò Paolo), che rispecchia uno dei tanti dialoghi che capitano nei miei Prioteck™ Work.

Io: Paolo, qual è la tua priorità?

Paolo: Trovare più clienti.

Io: Qual è il BISOGNO che soddisfa questa priorità? Ovvero, PERCHE’ per te è importante avere più clienti?

Paolo: Per aumentare gli utili dell’azienda.

Io: Qual è l’ORIGINE di questo bisogno? Ovvero, PERCHE’ la mancanza di utili è diventata un problema?

Paolo: Per due motivi, primo perché abbiamo costi fissi molto alti, secondo perché su alcuni lavori guadagniamo troppo poco o addirittura perdiamo soldi.

Io: Qual è la SOLUZIONE all’origine di questo bisogno? Ovvero, qual è la prima azione da fare per abbassare i costi fissi e per evitare di perdere soldi sulle commesse?

Paolo: Beh, non saprei risponderti.

Io: Io inizierei facendo un’analisi dei costi fissi e migliorando la procedura che usate per fare i preventivi, potrebbero essere due soluzioni prioritarie per te.

Visto come funziona? In questo modo troviamo non solo le priorità nella forma in cui ci vengono in mente, ma il trio: sintomo-causa-soluzione, cioè una definizione CORRETTA delle priorità.

Il BOSS TEST non è cosa da poco: nell’esempio siamo partiti da una priorità nell’acquisizione clienti e siamo arrivati a due priorità, una nell’area ‘capitali’ e l’altra nell’area ‘processo di vendita’.

Hai presente quanto valore ha questa informazione per Paolo? Senza questo ragionamento, avrebbe investito tempo e denaro in attività che non solo non lo avrebbero portato da nessuna parte, non solo gli avrebbero fatto perdere risorse, ma è molto probabile che gli avrebbero creato molti più problemi di prima.

Prova ad esercitarti con il BOSS TEST su una qualsiasi tua priorità, e vedrai quanto può cambiare le prospettive questa semplice sequenza di domande.

Collegandoci alla regola #1 e completandola: NON puoi definire le priorità se non hai davanti agli occhi tutte le alternative … DEFINITE nel modo corretto!

‘Ma è ancora presto per masturbarsi a vicenda’ disse il Signor Wolf in Pulp Ficton … c’è ancora una cosa da saper fare: definire nel modo corretto le Azioni di Massimo Impatto (che da qui in poi chiamerò per comodità A.M.I.).

Ho stabilito 4 caratteristiche per aiutarti a capire quali sono le migliori A.M.I. associate alle tue soluzioni. Torniamo all’esempio di prima con l’imprenditore Paolo, siamo arrivati ad aver identificato 2 ipotetiche soluzioni, ricordi?

1 ] Fare un’analisi dei costi fissi
2 ] Migliorare la procedura dei preventivi

Queste soluzioni NON sono A.M.I. ben definite, perché:

• Non sono AZIONI specifiche e ‘semplici’, ma progetti composti da una serie di azioni non meglio specificate.
• Non sono definite in termini APPLICATIVI (cioè non è esplicitato cosa fare, ma solo cosa ottenere).
• Non è detto che siano la prima azione da fare per ottenere la soluzione.
• Non è stata specificata la Versione 1.0 di questa azione (e questo potrebbe dar vita a fraintendimenti e ad un inutile dispersione di risorse).

I 4 parametri per ben definire una A.M.I. quindi sono:

[ 1 ] Azione semplice e che si può concludere in meno 4 ore,
[ 2 ] Definita in termini applicativi (dev’essere chiaro cosa fare, oltre a che cosa ottenere),
[ 3 ] Deve essere la prima azione della relativa ‘Scala di Priorità’,
[ 4 ] Deve essere la ‘Versione 1.0’ di quell’azione.

Ritorni a casa dopo un’intensa giornata di lavoro e davanti ai tuoi occhi appaiono due cose:

Cosa attira prima la tua attenzione?

Salvo gravi casi di astinenza prolungata, credo la seconda.

La logica generale che devi tenere a mente è questa: Prima si definiscono le priorità in termini di risoluzione di problemi, poi si definiscono le priorità in termini di opportunita’.

È importante che tu all’inizio definisca le priorità prima in termini di ‘problema’ per due ragioni principali:

1 ] Perché tappare i buchi nella nave (problema) è più importante di raddrizzare le vele per farla andare più veloce (opportunità),

2 ] Perché così potremo trovare più alternative come soluzione.

Se tu mi dicessi: ‘la mia priorità è aumentare i venditori’, oppure: ‘acquisire clienti’ o ancora: ‘avere un magazzino più grande’, avresti usato un’euristica mentale senza accorgertene.

In psicologia le ‘euristiche’ sono scorciatoie mentali inconsce che ci facilitano le decisioni: sono un ottimo strumento sulla quantità ma pessimo sulla qualità. Negli esempi, le decisioni inconsce che avresti preso sono aver legato dei problemi (che non hai esplicitato) a delle tue personali soluzioni (aumentare i venditori, acquisire clienti e avere un magazzino più grande).

Le 3 domande da un milione di dollari sono:

I problemi a monte, quali sono?
Sicuro che siano problemi prioritari da risolvere?
Sicuro che la soluzione trovata sia la migliore tra tutte le possibili alternative?

Spesso e volentieri si ottiene un bel tris di no a queste domande, il che fa abbastanza intuire perché la definizione delle priorità in termini di problema è una regola cardine di Prioteck™.

PRIMO perché se il problema non è prioritario, è inutile dedicare tempo a cercare una soluzione adesso (lavoriamo sempre in scarsità di risorse, ricordi? Focus su ciò che è prioritario, il resto lo rimandiamo).

SECONDO: perché sfrutti molto di più la competenza dei consulenti.

È abbastanza comune negli imprenditori avere una creatività piuttosto limitata quando devono trovare la soluzione ad un problema. E’ normale: essendo da anni immersi nel loro settore, hanno imparato a ragionare entro i limiti di quel settore. Le soluzioni sono sempre molte di più di quelle a cui si pensa, ma serve una visione esperta dall’esterno, non contaminata dai limiti del settore, per scovarle.

Vediamo di capirci con uno dei miei soliti esempi: se vai da un personal trainer e dici di voler fare CrossFit, gli stai chiedendo direttamente la soluzione … in pratica stai rinunciando alla sua consulenza!

Se ti fermi a pensare al perché vuoi fare CrossFit e scopri che è per rafforzare i quadricipiti, al personal trainer chiederai una soluzione per questo problema, in questo modo sfrutterai molto di più la sua consulenza e ti si potranno aprire scenari a cui forse non avresti pensato.

E se vuoi sfruttare ancora di più le competenze del personal trainer, chiedigli di darti un suo parere sul fatto che rafforzare i quadricipiti sia una priorità per migliorare il tuo stato psico-fisico, perché può sempre succedere che ti scappi qualcosa, fidati. Ho chiamato i problemi prioritari ‘Bleeding’, tradotto: emorragie (da bene l’idea, no?).

Le emorragie non sono tutti i problemi che vedi nella tua azienda, ma solo quelli più importanti e urgenti da risolvere. Per capire se hai trovato una Bleeding, chiediti:

• E’ un’attività che devo fare per forza?
• Si tratta di un problema che se non risolvo, andrò incontro a grandi rischi e/o conseguenze gravi?
• Se avessi un budget molto più limitato e molto meno tempo a disposizione, riterrei comunque urgente risolvere questo problema?

Se rispondi ‘Si’ a tutti i punti (nel caso della casa allagata, lo faresti), complimenti, hai trovato una Bleeding.

Naturalmente potresti individuare problemi nella tua azienda ma NON avere emorragie, il che significa che i problemi vanno risolti senza un carattere di urgenza. In questo caso, i problemi che hai trovato hanno lo stesso livello di priorità di quelle che chiamo ‘Opportunità Smart’.

Una volta definite le Bleeding, è il turno delle opportunità.

Le opportunità sono soluzioni SENZA il problema. Mi spiego: far andare la barca più veloce è una soluzione per accorciare i tempi di navigazione, ma metterci di più non è necessariamente un problema.

Acquisire più clienti tramite una partnership, sfruttare un bando europeo per recuperare il 50 % dei costi di sviluppo di un software, diminuire del 5 % i costi fissi dell’azienda … sono tutte opportunità.

I lati negativi delle opportunità sono solo due: i costi e i tempi necessari per coglierle. Ed è per questo che non ci è possibile correr dietro ad ogni opportunità che ci viene in mente, ma dobbiamo dare priorità alle opportunità più ‘smart’ (che ho abbreviato in ‘SmartHope’). Le SmartHope sono quel particolare tipo di opportunità, caratterizzate da:

• Alta velocità di messa a punto,
• Bassi costi di realizzazione,
• Risultati allettanti.

In poche parole: le attività facili ed economiche che rendono tanto.

Una volta trovate le Bleeding e le SmartHope, il terzo livello di priorità è formato dalle ‘ottimizzazioni’ (da qui il nome ‘Involver’), cioè tutte quelle attività di miglioramento del sistema aziendale (creare un’Area che non esiste o migliorarne una che non funziona quanto dovrebbe).

N.B. Hai il permesso di dedicarti a quest’ultimo livello di priorità, solo se hai esaurito le Bleeding e le SmartHope e ti restano ancora risorse disponibili.

Il ragionamento è semplice: dopo aver gestito le emorragie e sfruttato le ‘opportunità smart’, il tuo compito come imprenditore è completare e migliorare il tuo Sistema Aziendale.

Di solito è questo un altro errore comunissimo a molti imprenditori (io per primo): dare più priorità alle Involver perché danno la sensazione di ‘fare qualcosa di nuovo’.

Qui i guru del web e della formazione vanno a nozze: è molto più attraente e facile trovare un amante che cercare di migliorare il rapporto rovinato con il proprio partner ma … questo atteggiamento di solito non porta mai a nulla di buono.

Fare attività nuove è spesso associato all’idea di dare un bel colpo di spugna, aggiungere l’elemento che cambierà i tuoi risultati in modo definitivo … il problema è che non funziona così. Le Involver (cioè creare cose nuove e dar vita a progetti nuovi) sono attività che prendo in considerazione solo se:

• Non ci sono problemi (gravi o meno gravi da risolvere).
• Non ci sono attività semplici ed economiche da fare per migliorare quello che ho già.

Ripetiamo una logica fondamentale della teoria delle priorità:

Prima di creare qualcosa di nuovo, miglioriamo quello che già funziona.  

Questo applicato al nostro caso si traduce così: se dopo che hai ben definito le A.M.I. delle Bleeding e le hai valutate (cioè hai stimato quanto tempo e denaro richiedono), vedi quanti soldi e tempo ti resta. Puoi trovarti in 3 situazioni diverse:

Situazione #1: Hai finito le risorse e hai ancora A.M.I. associate a Bleeding.

=> Consiglio: fossi in te cercherei un modo per aumentare le tue risorse.

Situazione #2: Hai finito le risorse e anche le Bleeding.

=> Consiglio: valuta comunque le SmartHope per vedere se c’è qualcosa che può far valere la pena liberare o trovare altre risorse.

Situazione #3: Hai ancora risorse.

=> Consiglio: prosegui con la valutazione delle A.M.I. delle SmartHope e delle Involver finchè ne hai.

Non ci sono altri modi per dirla: più problemi rilevi e più fai bene il tuo lavoro, chiunque tu sia, imprenditore o dipendente.

Ormai ti sarà chiaro che il mio modo di considerare la parola ‘problema’ non è usuale … diciamo che lo intendo come sinonimo di ‘linfa dello sviluppo’. Non ci sono altri modi per dirlo: più problemi rilevi nella tua azienda e più fai bene il tuo lavoro, qualunque esso sia. Segnati questa frase:

E così funziona anche per tutte le aree della tua vita, pure nelle relazioni.

Conosci la ‘Formula della Felicità’? F= R-A, dove: R = Realtà, A = Aspettativa.

Non sei mai stato in paesi del mondo dove la povertà dilaga e hai avuto la sensazione che lì le persone fossero più ‘felici’? Hai mai sentito qualcuno di ritorno da un viaggio in Africa o in India dire: ‘Là le persone sono felici nonostante non abbiano nulla’.

Non è che sono felici nonostante non abbiano nulla … sono felici PERCHE’ non hanno nulla! Il loro livello di aspettativa è basso, quindi anche la più piccola sorpresa li rallegra. Nella nostra società consumista ci abituiamo ad avere tutto … e così la felicità ci sfugge dalle mani perché è sempre più difficile soddisfare le nostre alte aspettative!

Bella fregatura.

Se nella vita questo meccanismo non porta a nulla di buono e a volte dobbiamo perfino privarci di qualcosa per riuscire ad apprezzare quello che abbiamo, come imprenditore devi invece sfruttarlo a tuo vantaggio.

I problemi sono rilevati dal nostro cervello come incongruenze tra quello che ci aspettiamo di vedere e quello che vediamo. Se quello che ci aspettiamo di vedere è della serie ‘basta che respiri’, rileveremo incongruenze solo in caso di problemi GROSSOLANI e drastici.

Se la nostra aspettativa di azienda invece è ALTA (cioè immaginiamo un’azienda molto più efficiente, pulita, etica ed efficace di quella che è oggi), allora ogni giorno vedremo tanti problemi e il nostro sviluppo sarà agevolato.

Sono due le aspettative che bisogna alzare per velocizzare lo sviluppo:

ASPETTATIVA 1) Quella nei confronti della tua azienda che si può riassumere con: ottenere il massimo guadagno con il minimo sforzo/investimento).

ASPETTATIVA 2) Quella dei tuoi clienti (che si può riassumere con: ottenere il massimo risultato e l’esperienza migliore per l’investimento fatto).

NB: Il modo migliore che ho trovato per allineare le tue aspettative e quelle del tuo staff, è quello di SCRIVERLE. Niente di più difficile.

Te lo dico perché l’ho già fatto, e ti garantisco che è un esercizio molto utile: scrivi qual è l’aspettativa ideale della tua azienda (sì, proprio come se fosse una persona in carne ed ossa) nei confronti di ogni lavoratore in ogni fase lavorativa, e poi qual è l’aspettativa ideale di un cliente.

Fallo adesso, prendi carta e penna e scrivi:

1. Qual è la tua aspettativa IDEALE del tuo negozio/ufficio/magazzino tra 3/5 anni? E qual è l’aspettativa IDEALE dei tuoi clienti a riguardo?
   
2. Qual è la tua aspettativa IDEALE riguardo il processo di vendita tra 3/5 anni? E qual è l’aspettativa IDEALE dei tuoi clienti a riguardo?
   
3. Qual è la tua aspettativa IDEALE riguardo il tuo prodotto/servizio tra 3/5 anni? E qual è l’aspettativa IDEALE dei tuoi clienti a riguardo?

Ricorda che con l’aspettativa devi ESAGERARE. Non trattenere cartucce, spara in alto e usa modelli di riferimento molto più avanti di te.

Le priorità si dividono in ‘priorità assolute’ e ‘priorità relative’. La differenza è semplice: le prime non tengono conto delle tue risorse attuali (soldi, tempo, personale, etc.) e del contesto (il fatto che ci siano anche altre priorità), le seconde invece si.

Dopo aver definito tutte le Bleeding, le SmartHope e le Involver, e aver inquadrato nel modo corretto le relative A.M.I., ti chiederò di fare una specie di ‘inventario’ delle tue risorse disponibili. Sto parlando di 3 risorse in particolare: il tuo tempo, il denaro che hai a disposizione e il tempo di altre persone che puoi mettere a disposizione per i progetti di crescita e sviluppo.

Abbiamo detto che il livello di ‘Priorità Assoluta’ è l’indicatore che non tiene conto di queste risorse.  Per definire il punteggio di priorità assoluta di un’attività, devi chiederti:

‘Se NON ci fossero altre priorità, e questa fosse l’unica area su cui intervenire,
quanto sarebbe prioritaria da 1 a 10 per me?’.

Forse ti stai chiedendo a cosa serve definire le priorità assolute, e perché non tenere conto fin dall’inizio delle tue risorse. Ho scoperto che è utile ragionare in questo modo nella prima fase per diversi motivi:

• Il primo si rifà alla Regola #1 di Prioteck™: non è possibile definire le tue reali priorità se non hai sott’occhio TUTTE le alternative. Prima trovi TUTTE le priorità in termini assoluti, poi scegli tra queste priorità quelle più prioritarie.
  
• Non porti limiti di risorse (cioè immaginare di avere infinito tempo e denaro) aiuta la tua creatività imprenditoriale, e riesce a tirar fuori più idee dalla tua testa.
  
• Non riuscirai mai a crescere davvero se ti basi solo su quello che CREDI di poter fare in funzione di quello che hai adesso.
  Chi dice che non potresti contrarre un debito per lavorare su una priorità che ritieni davvero importante?
  
• Ti fornisce un Piano d’Azione più a lungo termine. Anche se valuterai di non mettere a terra tutti i progetti che ti sono venuti in mente, potrai sempre farlo in futuro.D’altronde, cos’è uno stratega se non colui che prevede le azioni future in anticipo rispetto agli altri?

Ad ogni modo, il fatto che un’attività sia importante di per sé, non significa che vada presa in mano ADESSO. Ci possono essere tante azioni ‘importanti’ e anche ‘urgenti’ … ma cosa fai se non hai i soldi, o il tempo, per poterle attuare tutte nel prossimo ciclo?
Devi fare una scelta.

Bingo, amico mio! Siamo arrivati al punto cruciale: definire le priorità significa fare scelte, e spesso fare scelte difficili.

“Fare scelte difficili dev’essere pane per i tuoi denti se vuoi crescere come imprenditore”.

Le priorità relative sono le priorità REALI, perché sono quelle che hai scelto tra tutte le tue priorità. Parlo di priorità ‘relative’ perché ad un certo punto devi contestualizzare il tuo Piano d’Azione, e cioè:

• Considerare tutte le possibili azioni.
• Considerare quello che hai effettivamente a disposizione (Tempo e denaro).

Se scopri di poter far tutto, non c’è problema, ma se sei anche tu del clan degli imprenditori con tempo e soldi limitati … beh, allora devi passare al concetto di Priorità Relative.

Semplificando, il Business Model rappresenta i modi in cui porti soldi all’interno della tua azienda. Il Business Model più semplice in assoluto è scambiare prodotti o servizi (quindi tempo) in cambio di denaro.

Dalla rivoluzione industriale in poi questo Business Model è quello del 99 % delle aziende. Il problema è affidare tutti i profitti aziendali solo a questo Business Model ‘elementare’ è rischioso, perché ti mette a livello strategico sullo stesso livello dei concorrenti.

Ricordi quando ho distinto Crescita e Sviluppo? Se il tuo obiettivo è crescere, significa che il tuo Business Model è bi-dimensionale: potrai crescere orizzontalmente o verticalmente, a resterai sempre nello stesso livello. Se il tuo obiettivo è sviluppare, allora il tuo Business Model può evolvere a livelli diversi.

Facciamo l’esempio di una semplice piadineria.

Il primo livello di Business Model è quello connesso al singolo punta vendita: aumentare lo scontrino medio, i clienti e la produzione fino al massimo potenziale del mercato locale.

Oltre questo punto si va nello sviluppo, e quindi il Business Model si deve evolvere di livello. La domanda a cui risponde il Business Model di primo livello è: ‘Come portiamo soldi nell’azienda?’. Dal Business Model di secondo livello in poi, la domanda diventa: ‘Quando si raggiunge il massimo potenziale del livello precedente, come scaliamo ed evolviamo il business?’.

Nell’esempio della piadineria avremo le seguenti opzioni:

• Aprire altri punti vendita in proprio
• Aprire altri punti vendita in franchising
• Vendere delle licenze (Licesing)
• Trasferire il know how in un settore simile
• Vendere l’azienda al massimo prezzo possibile

Vedi il Business Model come un percorso fatto di obiettivi intermedi da raggiungere. Se non ti è chiaro il Busines Model della tua azienda, è impossibile avere chiari i tuoi obiettivi intermedi e quindi anche le tue priorità.

Le priorità sono attività che puntano a qualcosa … se non conosci la meta, come fai a sapere cosa ti avvicina o ti allontana da essa?
Seneca ha detto: ‘Non esiste vento a favore per il marinaio senza meta’. Non a caso uno dei requisiti fondamentali per accedere a Prioteck™ Work è che ti sia chiaro il tuo Business Model e i tuoi prossimi obiettivi intermedi. Senza questa chiarezza è inutile parlare di priorità.

Il succo è questo: se NON hai definito il tuo Business Model, la tua priorità è definirlo. Senza, non potrai mai sapere se i passi che hai scelto ti porteranno nella direzione giusta o no, perché la direzione giusta ci è data dal Business Model.

Vista l’importanza, se hai dubbi a riguardo, ti consiglio di richiedere una Pre-valutazione e fare una chiamata con un consulente SxV, che ti aiuterà a capire tutto quello che serve sul Business Model e a capire come definire il tuo.

Proprio come per la strategia, anche per definire le priorità di un’azienda servono almeno due persone: un esperto del settore e un esperto di strategia d’impresa. Per mia esperienza, solo il primo sarebbe troppo collegato alle regole ed alle consuetudini del mercato. Solo il secondo sarebbe troppo scollegato dalle regole e dalle consuetudini del mercato.

La contaminazione tra i due invece, offre una visione completa e sufficientemente trasversale. Dico ‘almeno 2’, perché se fossero di più sarebbe meglio. All’inizio, nella ‘Versione 1.0′ della tua equipe, meglio essere almeno in 2. Poi man mano che la struttura cresce e il tuo budget aumenta, le priorità dovrebbero essere discusse, oltre che con lo stratega, anche con altri professionisti settoriali (che chiamo ‘tattici’).

Ecco un elenco dei più comuni:

• Un tattico copy (specializzato nella parte scritta della tua comunicazione)
• Un tattico digitale (specializzato nella parte digitale)
• Un tattico fiscale (specializzato nella parte amministrativo/fiscale)
• Un tattico visual (specializzato nella parte visiva della tua comunicazione)
• Un tattico organizzativo (specializzato nella parte organizzativa e procedurale)
• Un tattico di PR (specializzato nel contatto con i media)
• Un tattico social media (specializzato nell’utilizzo dei social ai fine della promozione e della vendita)
• Etc.

Le scale di priorità: il modo più veloce per essere efficiente e ottimizzare la produttività.

Inizio spiegandoti cosa intendo per ‘Scala di Priorità’.

Anche se non si vede c’è sempre una ‘combinazione di azioni’ ideale per arrivare alla fine di un progetto. C’è una sequenza di azioni precise da compiere prima di arrivare a qualsiasi traguardo o risultato … l’errore più comune tra gli imprenditori è proprio di non vedere questa sequenza e fare dopo quello che dovrebbe essere fatto prima o viceversa.

Invece una sequenza esiste per tutto. C’è uno specifico ordine gerarchico per far funzionare le cose … e non seguire quest’ordine porta a non raggiungere l’obiettivo o a metterci molti più soldi e molto più tempo inutilmente.

Dato che nessuno ha mai chiarito e definito queste sequenze, ho inventato il termine ‘Scale di Priorità’ per definire la sequenza di azioni IDEALE da seguire per ottenere un certo risultato.

Per esempio: prima di metterti ad acquisire clienti, cosa dovresti fare? La Scala di Priorità dell’acquisizione clienti ti da questa informazione, rende chiara una cosa che molto raramente lo è ad un imprenditore: l’ORDINE delle attività.

Voglio ricordarti ancora una volta che il compito di un bravo imprenditore è come quello di un bravo capitano: minimizzare gli sprechi e usare ogni singola risorsa nel migliore dei modi, così da ottenere il massimo risultato possibile dal sistema. Questo ti dicono le Scale di Priorità, e per questo sono così preziose.

Qui di seguito di descrivo le 3 ‘Scale di Priorità principali’ che ho definito:
Questa scala contiene un elenco di principi che definiscono, in linea generale, cosa fare prima e cosa fare dopo:

• Prima si fanno le cose facili ed economiche, poi si fanno quelle difficili e costose.
• Prima si fanno le cose che rendono di più, e poi quelle che rendono di meno.
• Prima si fanno le cose che sei sicuro che funzionino, poi le cose in cui non sei sicuro.
• Prima le attività che rientrano nelle tue predisposizioni, poi il resto.
• Prima si migliora quello che già si ha, solo poi si investe in nuove attività.
• Prima si sfruttano al massimo le risorse attuali, poi si incamerano risorse nuove.

Questa scala serve ogni volta che ti poni un risultato aziendale da raggiungere e vuoi raggiungerlo con il massimo livello di efficienza.

Può essere un piccolo progetto o uno più grande, non importa: questa sequenza di azioni è quella che ho verificato essere la più efficace. Saltare anche solo un gradino di questa scala porta a perdere più tempo, più soldi e molto spesso a non accedere al risultato sperato.

• GRADINO #1: Definire lo scopo finale (Mission e Vision)
• GRADINO #2: Definire l’obiettivo materiale (Business Model)
• GRADINO #3: Formazione Quanto Basta (Q.B) sulla visione d’insieme dell’argomento
• GRADINO #4: Definire le priorità (Priority Plan)
• GRADINO #5: Formazione Q.B. attuativa sulle attività specifiche da svolgere (non si può approcciare, né delegare nessun tipo di attività senza una formazione Q.B!)
• GRADINO #6: Istruzioni tattiche precise sull’attività da svolgere (Consulenza attuativa)
• GRADINO #7: Agire/Pianificare/Delegare (Piano d’Azione)
• GRADINO #8: Controllo dei risultati e rilevazione attività migliorative (Check)

Se in alcune situazioni non hai raggiunto il risultato che ti eri prefissato, nonostante gli sforzi e le risorse che hai investito, è molto probabile che hai saltato un gradino di questa scala.

Giusto per fare un esempio, proviamo ad applicare questa scala ad un risultato elementare, come fare l’orto.

1. Mission => Nutrire in modo sano nipoti e figli.
   
2. Obiettivo => Produrre il massimo livello di ortaggi in modo naturale.
   
3. Formazione Q.B. generale => Leggo una guida veloce che spiega i fondamenti di botanica e di come si costruisce un orto.
   
4. Definisco le priorità => Faccio un elenco delle azioni da fare e di quanto mi costano in termini di tempo e denaro. Da qui, decido quelle che posso permettermi di fare nel prossimo mese.
   
5. Formazione Q.B. sulle attività => Leggo guide specifiche per farmi un’idea generale sulle attività da fare.
   
6. Consulenza Attuativa => Chiedo ad un esperto del settore (il nonno del quartiere va benissimo) indicazioni precise riguardo le attività (o le priorità se non sono riuscito a definirle con sicurezza).
   
7. Azione => Inizio i lavori in modalità 1.0, senza preoccuparmi di fare tutto perfetto.
   
8. Check => Chiedo all’esperto che mi ha seguito (il nonno di prima) di guardare il mio operato e darmi delle indicazioni precise su cosa migliorare per raggiungere il risultato.

Questa scala serve per definire l’ordine degli interventi al sistema aziendale. Da dove si parte (sempre in termini generali) e qual è la sequenza ideale delle azioni da fare.

AREA #0: Obiettivi, Business Model, Equilibrio Imprenditore
AREA #1: Modello organizzativo, Risorse Umane e Protezione
AREA #2: Brand Building.
AREA #3: Branding (Piano di Comunicazione del Brand)
AREA #4: Piano Autorting
AREA #5: Acquisizione Clienti
AREA #6: Modello di Vendita
AREA #7: Follow-Up (Testimonianze, Cross Selling, Recupero Clienti, Referral)
AREA #8: Scalare la vendita
AREA #9: Scalare il business model

Ho usato questa sequenza per un motivo: fare diversamente comporterebbe quasi sempre dei problemi o perlomeno dei rischi.
Ti faccio qualche esempio di errore fondato sull’INVERTIRE questa scala di priorità:

 Se ripenso agli ultimi 10 anni non posso dire di essere andato sempre alla stessa velocità. Alcuni mesi ho avuto una lucidità e un’energia interiore altissima, sentivo di poter fronteggiare qualsiasi problema o avversità.

Altri mesi invece, non riuscivo a svegliarmi la mattina e la mente sembrava annebbiata e incapace di far fronte anche ai problemi più banali.

Alla fine del 2018 ho dedicato del tempo ad analizzare queste differenze e mi sono chiesto il perché di questi sbalzi energetici.

Le risposte che ho trovato sono state tante, ma tutte convergevano verso un’unica parola: EQUILIBRO.

Uno dei principi di Prioteck™ è ricercare l’equilibrio tra vita personale e lavoro.

Fino a quando la tua azienda non sarà una multinazionale controllata e gestita da manager ben pagati, non puoi dividere le tue priorità come persona da quelle della tua azienda, così come non puoi dividere le tue priorità da quelle dei tuoi figli fin tanto che sono piccoli.

La tua vita personale contamina e influenza quella lavorativa e viceversa: non possiamo farci nulla, possiamo solo prenderne atto e agire di conseguenza.

Io ho provato a mettere nel planning solo gli impegni di lavoro, a staccare il lavoro dagli affetti … ma ho sempre fallito.

Quando nella mia vita personale c’è qualcosa che non va (perché ho trascurato qualche relazione importante o il mio fisico o semplicemente le mie routine), queste mancanze si fanno sentire anche sul lavoro e le performance si abbassano.

E’ normale e umano, ma quanto volte commettiamo l’errore di vedere ‘divise’ queste due aree?

Regola Generale che possiamo apprendere da questo errore:

Non devi pensare solo alle priorità dell’azienda, ma anche alle tue priorità come persona.

Le priorità a livello personale valgono come le priorità a livello lavorativo, perché vita personale e vita professionale si influenzano positivamente e negativamente l’una con l’altra.

C’è un bar a Brescia, vicino al nostro ufficio, che ha aperto da poco e dove ogni tanto andiamo a fare colazione con tutto il team.

Per come ci hanno abituato, il servizio è impeccabile e le materie prime sono ottime. Questo genere di abitudine di solito scatena il passaparola, e così in poco tempo il bar ha prima raddoppiato e poi quadruplicato i clienti in poco tempo.

Un afflusso di gente che però non sono stati in grado di gestire: perché il personale che hanno dovuto inserire in fretta e furia non era preparato, commetteva errori, era lento nel servire i clienti, in altre parole non garantiva lo stesso servizio a cui si era abituati.

I fornitori delle brioche probabilmente non hanno saputo far fronte ad un aumento così improvviso di ordini, e questo li ha fatti ripiegare su brioche di una qualità inferiore.

Il locale ha puntato sulla qualità del servizio prima di aver PROCEDURALIZZATO il servizio, progettato l’inserimento di nuovo personale e scalato la produzione.

Forse non hanno calcolato che se c’è una cosa più veloce ed efficace del passaparola positivo, è il passaparola negativo.

Il paese è SEMPRE più piccolo quando le voci sono negative: in breve tempo la nomea del locale è stata compromessa e i clienti sono tornati al livello di prima, se non di meno.

Cosa ci insegna questo esempio? Che aumentare i clienti non sempre è una priorità anzi, a volte può essere un’arma a doppio taglio.

Regola Generale che possiamo apprendere da questo errore:

Se vendi un servizio erogato da risorse umane, in linea di massima creare il Modello Procedurale è PRIORITARIO ad aumentare i clienti.

Un’azienda nel settore del commercio di dispositivi per la protezione individuale (antinfortunistica) mi contattò nel 2008 per potenziare la sua rete vendita.

Io non avevo ancora elaborato Prioteck™, quindi faccio quello che mi chiedono senza fare una prevalutazione delle priorità.
Predispongo il piano di formazione e di inserimento, e nel giro di 3 mesi aggiungiamo 3 nuovi venditori ai 4 dell’attuale rete commerciale.

Tutto sembra andare a gonfie vele. I problemi iniziano a venire a galla 2 mesi più tardi. Già prima dell’ampliamento mancava un Modello di Vendita, ed ogni venditore vendeva secondo un proprio metodo (uno dei 4 era il titolare). Con l’entrata dei nuovi venditori, la fauna commerciale si è arricchita di 3 specie diverse.

7 venditori che usano un metodo diverso creano MOLTI più problemi di 4 venditori. Ben presto la confusione, i problemi e le inefficienze create hanno superato l’incremento di fatturato generato. In più, se prima la crescita era difficile adesso era quasi impossibile.

Non si acquisiscono nuovi venditori se prima non c’è un Modello di Vendita collaudato e un Sistema di Acquisizione Clienti che NORMALIZZI il target e aumenti la qualità degli appuntamenti. Senza un Sistema di Acquisizione Clienti ogni appuntamento è diverso da tutti gli altri e le probabilità di generare venditori selvaggi è praticamente del 100 %.

Regola Generale che possiamo apprendere da questo errore:

In linea di massima, creare il Modello di Vendita e il Sistema di Acquisizione Clienti sono PRIORITARI alla creazione e all’ampliamento della rete vendita.

Quando un imprenditore si avvicina al marketing per la prima volta, è un classico cercare di scopiazzare le pubblicità e gli slogan dei grandi brand. Ed immancabilmente succede questo: pubblicità fatta dal grande brand = grande risultato. Stessa pubblicità fatta dal brand sconosciuto = zero risultato.

Ti spiego perché succede questo. L’advertising è la classica pubblicità a pagamento, una forma di comunicazione in cui tu parli di te stesso e consigli alle persone i tuoi prodotti e servizi.

L’Autoriting invece (è il nome che gli ho dato io, da non confondere con il termine inglese ‘Authoriting’ che ha un altro significato) è una forma di comunicazione in cui figure autorevoli agli occhi dei consumatori parlano della tua azienda e dei tuoi prodotti in termini positivi.

E’ facile intuire a quale delle due forme di comunicazione viene prima dell’altra, vero? Se vuoi far colpo su una persona che non conosci è meglio dirle che sei un grande o farle dire da qualcuno che conosce e di cui ha fiducia che sei un grande?

Puoi investire ingenti budget in advertising, ma se il tuo brand non è credibile agli occhi dei consumatori, è inutile sperare in grandi risultati. Al contrario: l’advertising è molto più efficiente se fatto da un brand affermato.

Regola Generale che possiamo apprendere da questo errore:

In linea di massima affermare l’autorità di un Brand è PRIORITARIO al pianificare campagne di acquisizione clienti.

Questo errore è del tutto contro-intuitivo. Prendiamo anche qui un caso reale: un cliente che progetta e vende serramenti. All’inizio di una consulenza chiedo sempre all’imprenditore cosa ritiene prioritario per la sua azienda. Mediamente risponde sempre una di queste cose:

1. Aumentare le vendite;
2. Aumentare i clienti;
3. Aumentare i fatturati.

Ho molti difetti, ma un mio punto di forza è indubbiamente che so imparare dai miei errori e difficilmente commetto due volte lo stesso. Ho imparato a non prendere per buone le priorità che mi dicono gli imprenditori, ma fermarmi e fare una valutazione strategica prima di partire in quarta.

Se non avessi fatto questa valutazione, saremmo arrivati quasi sicuramente al mitico epilogo: ‘Operazione perfettamente riuscita. Il paziente è morto’. Ho scoperto che questa azienda aveva uno scarsissimo livello di referral (cioè di passaparola attivo), che per mia esperienza è molto forte nei settori BtoC come questo.

Inoltre, su 10 clienti, 7 sperimentavano piccoli o grandi problemi nel post-vendita subito dopo i lavori. I costi di assistenza post-vendita non erano mai stati calcolati. Lo abbiamo fatto, ed è emersa una cosa interessante: nel 50 % dei casi, la redditività delle commesse era NEGATIVA o radente lo zero.

Davanti a questa situazione, ci dobbiamo porre una domanda: ‘È più facile ed economico risolvere problemi agli attuali clienti o cercare clienti nuovi?’

Chiediamo supporto alla matematica: se su 10 clienti hai 7 clienti insoddisfatti, e aumentiamo a 20 il numero di clienti … quanti diventano i clienti insoddisfatti? Non è richiesta una laurea per rispondere … il difficile è arrivare a porsi queste domande.

Scopriamo tra l’altro, che ci sono 9 recensioni negative sulla scheda Google su 12 totali. Votazione complessiva: 3.6.

Premetto che l’azienda ha 27 anni di storicità, mica 6 mesi. Per come stanno prendendo piede le recensioni, avere una votazione di 3.6 su Google equivale a perdere sul nascere un buon 40 % dei clienti.

Tieni conto che l’opinione pubblica considera poco affidabile un’azienda che ha un punteggio di recensioni inferiore a 4.5. E considera NON affidabili le aziende con un punteggio inferiore a 4.0.

Questo può accadere se su 10 clienti, 7 riscontrano problemi. Come vedi non è solo una questione di costi di manutenzione, ma anche di reputazione che influenza negativamente il passaparola (che sarà sempre e comunque l’arma di marketing più importante per lo sviluppo di un’azienda locale).

Perciò non si scalano le vendite (marketing verso l’esterno) prima di aver ottimizzato l’esperienza del cliente (marketing dall’interno).

Regola Generale che possiamo apprendere da questo errore:

In linea di massima, il marketing dall’interno è PRIORITARIO, e quindi viene prima del marketing verso l’esterno.

Potrei farti decine o centinaia di altri esempi, ma quello che spero tu abbia ormai capito è che commettere errori nel definire le priorità non è per nulla raro, e le conseguenze di questi errori non si misurano in ‘piccoli effetti collaterali’, ma in:

• Soldi buttati
• Tempo perso
• Frustrazioni e perdita di energia
• Regali ai concorrenti
• Perdita di importanti opportunità

Insomma: imparare a definire le priorità sembra essere una COMPETENZA MADRE per un imprenditore … peccato che nessuno ci abbia mai insegnato a farlo e spero in questo articolo di aver iniziato a mettere rimedio alla cosa.