L’inizio dell’anno è solitamente il momento dedicato alla pianificazione sia personale che aziendale.
Quale momento migliore di questo per stilare i buoni propositi, gli obiettivi e magari capire come pianificare al meglio il proprio anno?
La pianificazione è il momento in cui decidi come impiegare il tuo prossimo futuro: che cosa farai e su quali obiettivi andrai a lavorare.
Quindi è chiaro che ogni persona indipendentemente dal ruolo che ricopre deve pianificare, nessuno è esente.
Se pensi non sia così, bada bene, perché se non prendi tu queste decisioni qualcun altro o qualcos’altro le prenderà per te.
Saper pianificare correttamente è fondamentale in quanto fare errori nella pianificazione significa sbagliare la direzione.
Prendere una direzione errata porta velocemente in situazioni che non vorremmo vivere.
Forse ti starai chiedendo “Come faccio a sapere se so pianificare?”.
Ho creato questa rubrica appositamente per rispondere a questa e ad altre domande sulla pianificazione, quindi continua a leggere per valutare il tuo livello di comprensione e di efficacia su questo grande tema 🙂
Il termine Pianificare si confonde spesso con il termine Organizzare.
Ho scoperto durante le mie ricerche che molte persone non sanno quale differenza passi tra un termine e l’altro, o ne hanno solo un’idea approssimativa, e quindi questo ci mette di fronte a due problemi:
- ci sono quelli che CREDONO di pianificare e invece NON LO FANNO
- ci sono quelli che CREDONO di pianificare BENE e in realtà mancano dei passaggi FONDAMENTALI sbagliando di conseguenza completamente gli obiettivi
In entrambi i casi si trovano con una convinzione che li fa sentire a posto con la coscienza e che impedisce loro di valutare oggettivamente la propria efficacia nella pianificazione.
Solo quando si comprende bene che cos’è la pianificazione allora si può dire se si è fatto il proprio dovere oppure no e per aiutarti a capire se hai fatto il tuo ora ti guido nel capire COSA è la pianificazione e COME si fa a pianificare un anno altamente produttivo
A questo proposito ricordati di dare un’occhiata a BLUESPRINT, l’evento dal vivo dove andremo ad esplorare questa tematica in profondità e ti daremo tutti gli strumenti per arrivare in 2 giorni a pianificare il tuo anno più produttivo di sempre, scopri l’evento a questo link => (https://lp.prodability.com/bluesprint).
Definizione di Pianificazione
Approfondiamo il termine pianificare: pianificare arriva dal latino “planus” che significa “piano”, “piatto” o “livellato”.
Quindi pianificare significa fare un’azione per mettere in piano e quindi togliere gli sbalzi.
Ma che cos’è che quando pianifichiamo, mettiamo effettivamente -in piano-?
Sono le nostre decisioni.
Che cosa sono quindi gli sbalzi?
Sono i cambi di rotta.
Immagina di essere il capitano di una nave: che cosa significa per un capitano pianificare un viaggio?
Significa mettere su un foglio di carta il tragitto che dovrà percorrere la nave.
Che cosa inserirò sulla carta di navigazione? Gli elementi sono 2:
- Una meta (che è dove voglio arrivare)
- Una rotta (che significa evitare ogni ostacolo tra quello che voglio raggiungere e dove sono io attualmente, definendo delle opportune strategie in modo tale che la navigazione proceda senza intoppi e deviazioni).
Troppo spesso la Pianificazione viene confusa con la parola Organizzazione.
Secondo te qual’è la differenza tra “pianificare un progetto” e “organizzare un progetto”?
Le due parole NON sono sinonimi, hanno infatti un’etimologia molto diversa.
Eppure la maggior parte delle persone le utilizzano indistintamente nel linguaggio comune (probabilmente capita anche a te).
Pianificare significa prendere delle decisioni. (decidere la meta e tracciare la rotta)
La caratteristica principale della pianificazione è che si fa poche volte durante l’anno e sono solitamente delle decisioni molto importanti.
- se non sai esattamente dove stai andando;
- se non sai se gli obiettivi a cui stai dedicando tempo e denaro sono quelli giusti;
- se nella situazione in cui ti trovi a volte ti lasci sfuggire le reali priorità;
- se hai tanti progetti aperti e che non riesci a chiudere;
- se hai tante cose che non stai facendo, sai che dovresti farle e nonostante tutto non le metti in atto…
Hai problemi di pianificazione.
Organizzare invece è gestire la logistica. (coordinare le attività esecutive)
Cercare quindi il modo migliore di gestire le risorse a disposizione con l’obiettivo di seguire la rotta tracciata e arrivare alla meta.
Se tu perdi tempo, arrivi tardi con le scadenze, ti senti orientato sulle attività giuste ma le stai gestendo in modo inefficiente e inefficace allora hai un problema di organizzazione.
Moltissime volte le persone che incontro mi dicono “ho un problema di organizzazione” quando invece il problema è nella pianificazione.
Non saper riconoscere i sintomi e separare correttamente questi due concetti impedisce di trovare la soluzione giusta.
A questa situazione di confusione di fondo si aggiunge anche un altro problema: cioè che l’attività di “decision making” nella maggior parte dei casi non è eseguita in modo metodico
Sicuramente non ti è stato insegnato a scuola a pianificare, forse hai appreso qualcosa per imitazione delle persone che ti hanno introdotto nel mondo del lavoro o che ti hanno fatto da mentore.
In ogni caso prendere decisioni corrette senza un metodo specifico ma lasciandosi guidare solo da sensazioni momentanee riduce le possibilità di successo legandole solo ad una questione di mera fortuna.
Il pianificatore è un leader, è una persona che decide, identifica dove andare e si prende la responsabilità di questa decisione.
Il vero Pianificatore ha un metodo analitico per poter valutare le opportunità e prendere decisioni, infatti:
Non tutti i metodi di pianificazione sono uguali e portano agli stessi risultati.
(approfondiremo questo tema nel prossimo articolo di questa rubrica).
Ora approfondiamo altri due aspetti della questione: ogni quanto si deve pianificare? E come si pianifica?
A partire dagli studi che ho eseguito, questa che ora ti propongo, è:
La versione della pianificazione più evoluta che puoi trovare nel mercato e che anch’io utilizzo correntemente.
Immagina che ci siano tre centri concentrici, ognuno di questi cerchi è un contesto temporale diverso.
Il cerchio più grande è l’arco temporale più lungo che racchiude tutti i progetti, tutte le mete, tutti gli obiettivi da qui ai prossimi 5 anni.
Gli elementi di questo arco temporale vanno riportati su carta, su un documento che si chiama Vision Attuativa
Seguendo un processo specifico è possibile scrivere questi elementi in modo tale che per la nostra mente e il nostro cuore abbiano un senso e che ci mettano nelle condizioni di agire nel modo corretto.
Il secondo cerchio è l’arco temporale che corrisponde ad 1 anno.
Gli elementi che inseriremo in questo arco temporale devono rispondere a questa domanda: che cosa faremo concretamente durante questo anno per avvicinarci alla Vision Attuativa dei 5 anni?
Gli elementi individuati vengono scritti in un secondo documento che si chiama Piano di Progetti Annuale (P.P.A) e corrisponde esattamente ad ⅕ delle attività necessarie ad eseguire la Vision Attuativa.
Il terzo e più piccolo cerchio è l’arco temporale più breve: il trimestre.
In questo arco temporale valutiamo quali sono le priorità del prossimo periodo e che cosa fare per realizzare il piano di 1 anno.
Tutte le priorità individuate vengono riportate nel terzo e ultimo documento che prende il nome di Priority Plan.
Avere questi 3 archi temporali e documenti scritti chiaramente, sia come persona e come aziende, ti permette di avere un’infinità di vantaggi, eccone alcuni:
- avere una Vision Attuativa ti da una centratura enorme
- ti connette agli obiettivi e alle mete dandoti da una reale sensazione di chiarezza e di possibilità di avanzare nella tua vita
- di dà l’energia necessaria per fare la differenza nella tua vita e per le persone attorno a te e più in grande verso la società
- al contrario quando si scelgono degli obiettivi generici, poco concreti che soddisfano solo la necessità di una motivazione passeggera la centratura si esaurisce dopo pochi giorni lasciando una scia di delusione
- questa centratura ti da un senso di solidità e magnetismo verso le persone che ti circondano
- avrai una maggiore sicurezza e determinazione nello scegliere se quello che ti si presenta è un’opportunità o una distrazione (imparerai a dire di no in modo naturale a tutte quelle cose che rischiano di distrarti dal tuo piano)
- ti diventerà chiaro quanto avere tutto scritto su carta sia un ancoraggio potente che ti darà un senso di certezza assoluta, la tua Vision Attuativa diventerà sacra, il tuo Pianificatore NON può essere deluso e quindi niente può spostarti da quello che devi fare
Essere bravi esecutori porta al successo (forse?!)
Quando vediamo una persona che raggiunge i propri obiettivi spesso associamo questa cosa alla sua capacità di eseguire bene tante cose, associamo questo alla sua disciplina e quindi la etichettiamo come una persona di successo.
Per completezza delle definizioni che aiutano ad avere piena comprensione delle dinamiche della produttività voglio ora introdurre la definizione dell’ultimo dei tre Ruoli Produttivi Universali che ho teorizzato a seguito di più di 15 anni di ricerche sulla produttività: l’Esecutore.
L’Esecutore è colui che mette in pratica ciò che è stato deciso dall’organizzatore senza mettere in discussione la decisione.
È il ruolo che occupa il 90% del nostro tempo ed è un ruolo fondamentale per poter essere efficaci in tutti gli ambiti della propria vita..
Chiariamo con un esempio il rapporto tra Pianificatore, Organizzatore ed Esecutore.
Nell’ambito medico il Pianificatore è colui che decide quale organo è necessario operare e con che tecnica.
L’Organizzatore è colui che decide quando e con che risorse (strumenti e team) è bene fare l’operazione.
L’Esecutore è il chirurgo che prende in mano il bisturi ed esegue l’operazione.
Una cosa interessante che è emersa dagli studi fatti è che essere un bravo esecutore, che non si fa distrarre e con grande autodisciplina deriva direttamente dall’avere una solida pianificazione e dal fidarsi completamente dalle decisioni prese “dai piani alti”.
Tutte le persone di successo che sono grandi esecutori riescono ad essere efficaci nell’operatività in quanto sanno il PERCHÈ delle cose (si fidano completamente del Pianificatore e hanno estrema chiarezza della meta e del tragitto da percorrere).
Al contrario, la mancanza di disciplina nella maggior parte dei casi è causata dalla mancata chiarezza sul motivo del fare una data cosa.
Se ti fermi ad osservare questa dinamica quando accade a te probabilmente ti accorgerai che quella cosa che non ti va di fare semplicemente NON fa parte del tuo Piano.
I bravi esecutori hanno un’estrema chiarezza di dove devono arrivare e qual’è il prossimo step.
L’azione che stanno facendo in un dato momento è l’azione più importante e non può essere sostituita da altro perché solo il fare quella cosa li avvicina ad una meta importante per la loro vision.
Quindi non puoi avere questo tipo di certezza se non hai una Pianificazione corretta, per questo vieni continuamente distratto.
( A questo proposito, nel prossimo articolo parlerò di Elon Musk e Bill Gates che sono due personaggi che pianificano con due metodi molto diversi ma che hanno una cosa in comune: non si fanno distrarre.)
Alcune persone hanno un atteggiamento del tipo: “ogni occasione è buona”, “ogni persona che incontro è un’opportunità”…
Se segui anche tu questa filosofia sicuramente il tuo tempo lo riempi di tante cose da fare.
Ma a conti fatti, alla fine dell’anno quando tiri le somme, queste decisioni non eseguite durante la Pianificazione peseranno in modo importante sui risultati ottenuti.
Come si fa a pianificare e posso impararlo anche io?
Pianificare correttamente non è una cosa innata, imparare a pianificare è possibile apprendendo un metodo.
È possibile acquisire il metodo e diventare dei “professionisti” della pianificazione partecipando a BLUESPRINT (https://lp.prodability.com/bluesprint) dove otterrai l’asset del Piano di Progetti Annuale e potrai acquisire tutte le logiche analitiche e razionali per creare una pianificazione solida e inattaccabile.
Il contenuto di BLUESPRINT è frutto di un lavoro di anni di ricerca e di test per rendere la pianificazione un’attività replicabile e comprensibile che ridimensiona grandemente il ruolo della fortuna nel raggiungimento degli obiettivi.
Quando pianifico che cosa faccio quindi?
La definizione concreta di pianificazione la otteniamo capendo che cosa faccio esattamente nel tempo in cui mi dedico a questa attività.
La pianificazione deve rispondere alla domanda: come impiego il mio tempo?
Se ho un collaboratore che sta pianificando, alla fine di questa attività, per capire se ha fatto un buon lavoro posso chiedergli: “come hai deciso di investire il prossimo tempo che hai a disposizione in termini di progetti?”
“Quali sono i progetti che vuoi costruire e quali sono i risultati che vuoi ottenere nei 3 archi temporali? (5 anni, 1 anno, 3 mesi).”
I progetti di ogni arco temporale saranno ovviamente di natura diversa: nei 5 anni saranno progetti grandi e poco dettagliati, mentre a tre mesi ci saranno progetti molto specifici e dettagliati e che rientreranno all’interno dei 3 mesi per la loro conclusione.
E quindi che cosa possiamo dire su quello che si ottiene dopo una buona Pianificazione?
Il focus deve essere sull’avere alla fine del processo una lista di progetti (divisi in 3 tipologie):
- Progetti di risoluzione (problemi che decido di risolvere)
- Progetti di crescita (da un punto A ad un punto B)
- Progetti di sviluppo (passare da una condizione ad un’altra)
Approfondiremo queste 3 tipologie nei prossimi articoli di questa rubrica.
Voglio ora riassumere i punti fondamentali di questo articolo:
- se non sai cos’è pianificare non puoi pianificare bene
- la pianificazione richiede un metodo ben definito per non cadere nella trappola della fortuna
- una pianificazione ben eseguita risulta nella compilazione dei 3 asset (uno per ogni arco temporale) e nell’identificazione dei progetti focus per ogni periodo
Tutto questo lo andremo a fare assieme in BLUESPRINT (https://lp.prodability.com/bluesprint), evento pensato per le persone che vogliono trasformare il prossimo anno nell’anno più produttivo di sempre.
Prossima puntata: Qual’è la differenza tra il modo di pianificare di Elon Musk e Bill Gates?
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